Ubijte pošasti po e-pošti! Kako upravljati s preobremenitvijo mape »Prejeto« in dejansko opraviti stvari

{h1}

Kot nekdo, ki se preživlja s spletom, dobim veliko e-pošte. S Kate sva bila včasih, ko sva skoraj cel dan preživljala in obdelovala e-pošto, namesto da bi raziskovala in pisala vsebino za svoje fantastične bralce. Sovražili smo te celodnevne e-poštne praznike. Na koncu bi začutili nekoliko olajšanje, ker smo počistili nabiralnike, hkrati pa občutili tesnobo, da nismo prišli do tistega, kar je pomembno za nas in spletno mesto. Tudi če bi imeli nekaj časa, da bi dejansko začeli pisati, naša moč volje je bila tako izčrpana od tega, da bi se morali toliko odločiti, kako se odzvati, da preprosto nismo imeli duševne energije ali osredotočenosti, da bi se učinkovito preusmerili na drugo nalogo.


Nismo sami, ko se počutimo izpraznjeni in priklenjeni na svojo mapo »Prejeto«. Glede na LA Times, nedavne študije so pokazale, da povprečni zaposleni namesto za produktivno delo porabi do tretjino dneva, da odgovori na e-pošto. Časovna zanič zaradi e-pošte je nekatera podjetja prisilila k oblikovanju drakonskih pravil o ne-pošiljanju e-pošte, s katerimi bi svoje zaposlene prisilili, da so dejansko produktivni.

Ko smo ustvarili e-pošto, naj bi poenostavili našo komunikacijo in jo naredili bolj učinkovito. In še vedno lahko, vendar se pogosteje spremeni v pošast, ki požira čas, povzroča stres in zapuščino uničuje. Kako lahko premagamo mogočno zver, ki se skriva v naših nabiralnikih, in pustimo, da mir še enkrat zavlada po vsej deželi?


Čeprav res nisem dokončno obvladal učinkovitega upravljanja e-pošte, sem v preteklih letih naredil velik napredek. Odgovarjanje na e-pošto zdaj predstavlja bistveno manjši odstotek mojega dne kot nekoč. Spodaj objavljam, kaj sem se naučil, kako zmanjšati količino prejetih e-poštnih sporočil in kako ga hitro in učinkovito obdelati. Toplo vas spodbujam, da izvedete veliko teh korakov takoj, ko jih preberete; tako enostavno je odložiti ukrepanje na tem področju in potem nikoli ne priti do njega. To storite zdaj!

Kako zmanjšati vnos e-pošte

Prvi korak pri osvojitvi e-pošte je zmanjšanje števila e-poštnih sporočil, ki prispejo v vaš nabiralnik. Evo kako.


Izklopite obvestila s spletnih mest v družabnih omrežjih. Ni vam treba prejemati e-poštnih sporočil vsakič, ko se nekdo odzove na tweet ali komentar na Facebooku ali ko se nekdo poveže z vami na LinkedInu. Te posodobitve boste vseeno videli, ko dejansko obiščete ta spletna mesta, zakaj bi jih potem nabirali v mapo »Prejeto«? Poleg tega so ta obvestila le moteča dejavnost, ki čakajo, da se zgodi. (»Ooo ... nekdo je objavil komentar na moji fotografiji na Facebooku. Naj to preverim ...« * porabi še 20 minut za brskanje po Facebooku. *) Obiščite strani z nastavitvami računa na vseh spletnih mestih družabnih omrežij, ki jim pripadate, in izklopite VSE e-pošte obvestil.



Množična odjava iz bacn. Večina ponudnikov e-pošte si spodobno preprečuje, da bi vsiljena pošta naletela na vaš nabiralnik. Toda kaj lahko storite glede teh novic in kuponskih ponudb, za katere ste se sami prijavili v preteklih letih? Izgovorjena »slanina« (gre za tehnični izraz - to je »boljše od neželene pošte, vendar ne tako dobro kot osebno sporočilo«), to so e-poštna sporočila, na katera ste se naročili, vendar jih nikoli ne odprete, pretrpajo vašo mapo »Prejeto«, in so moteči. Tehnično ne gre za e-pošto, ker ste dali dovoljenje (tudi če se tega takrat niste zavedali). Včasih je bacn koristen - na primer glasilo The Art of Manliness! - ponavadi pa je to nadloga.


Prekličite svoj bacn tako, da se odjavite s seznamov, na katerih ne želite več biti. Težka in dolga pot je, da vsako neželeno sporočilo odprete eno za drugim, ko pride, in v njem kliknete možnost »odjavi«. Učinkovitejši način bi bila uporaba enega od številnih orodij za množično odjavo na trgu.

Unroll.me je tisto, kar uporabljam. Povežite svoj e-poštni naslov Gmail ali Yahoo z Unroll.me, spletno mesto pa poišče naročniška e-poštna sporočila v mapi »Prejeto«. Nato vam bo Unroll.me predstavil seznam e-poštnih naslovov, za katere je videti, da gre za naročnine, in vas vprašal, ali se želite odjaviti ali 'dodati v zbirni paket'. Kliknite odjavo in tega e-poštnega sporočila ne boste več prejeli. Če obstaja nekaj e-poštnih sporočil, ki jih še vedno želite prejemati, jih lahko združite v en sam e-poštni povzetek (imenovan vaš zbirni paket).


Unroll.me sicer precej dostojno dela, da ujame vsa ta naročniška e-poštna sporočila, a nekaj jih še vedno zdrsne skozi razpoke. Še nekaj, kar lahko storite, je, da uporabite funkcijo iskanja v mapi »Prejeto« in poiščete »odjava«. To bi moralo prikazati večino naročniških e-poštnih sporočil, ki jih prejmete, potem pa gre le za njihovo prehod in odjavo od tistih, ki jih ne želite več prejemati.

Da bi v prihodnosti preprečili več bacn, je morda dobro, da nastavite 'e-poštni naslov', ki ga lahko pošljete spletnim mestom ali podjetjem, ki od vas zahtevajo e-poštno sporočilo za dostop do njihove storitve. MailDrop je odlična storitev za ustvarjanje e-poštnih naslovov za tiste trenutke, ko ne želite razkriti svojega pravega.


Nastavite filtre, da ustavite nadležno e-pošto FWD: Vsi verjetno dobimo tiste nadležne FWD: verižna e-poštna sporočila, v katerih je predstavljen kakšen politični izganjal ali neumen urbani mit. Običajno jih pošlje le nekaj izbranih ljudi na vašem seznamu stikov - teta ali tisti veverica na videz.

Ta e-poštna sporočila filtrirajte v posebno mapo. Gmail ustvarja ta filter preprosto. (Tudi drugi e-poštni programi delajo, samo poudarjamo poseben postopek za Gmail.)


Vintage stran z nabiralnikom v Gmailu.

Ko od osebe prejmete žaljivo posredovanje, kliknite »Več« in nato »Filtriraj takšna sporočila«.

Vintage glava strani v Gmailu.

V vrstico z zadevo dodajte »fwd ali fw.«

Gmailova stran kliknite nadaljevanje in potrdite mapo Prejeto.

Kliknite »Nadaljuj«. Nato označite »Preskoči mapo» Prejeto «(arhiv) in uporabite oznako» Naprej «.

Zdaj, ko prejmete posredovanje od te osebe, bo šlo neposredno v mapo, ki ste jo pravkar ustvarili. Enkrat na teden ga preglejte, če ne bi bilo verjetno, da je eden od njihovih napadalcev dejansko pomemben.

Napišite e-poštna sporočila, ki ne ustvarijo več e-poštnih sporočil. Ena težava pri e-pošti je ta, da pogosto preprosto rodi več e-pošte. Odhodno e-poštno sporočilo v povprečju ustvari dva odgovora. Azijski spletni dnevnik o učinkovitosti to težavo imenuje E-poštni učinek bumeranga. Na primer, pošljete e-poštno sporočilo z odprtim vprašanjem, kot je:

'Kdaj se želite zbrati?'

Odgovorijo z: 'Ponedeljek.'

Ti: »Ponedeljek zame ni dober. Kako se sliši torek? '

Jih: “Seveda. Kateri čas?'

Vi: '14.00?'

Jih: “14.00 ni dobra. Kaj pa ob 17.00? '

In tako naprej.

Večini teh e-poštnih sporočil bi se lahko izognili tako, da bi prvotno odprto vprašanje preprosto nadomestili s tistim, ki sproži odgovor z da / ne, na primer: »Spravimo se ta teden. Na voljo sem M, T, W med 12. in 17. uro. Ali kateri od teh datumov / ur deluje in če da, kateri? ' Odzovejo se z datumom in uro. Konec niti e-pošte.

Tu je nekaj drugih strategij, s katerimi lahko pišete e-poštna sporočila, ki ne sprožijo učinka e-poštnega bumeranga

  • CC uporabljajte preudarno. Vsaka oseba, ki jo dodate v e-poštno nit, je le še en odgovor, ki čaka, da se zgodi. Izogibajte se nepotrebnim e-poštnim sporočilom, tako da vključite samo ljudi, ki morajo nujno biti v niti.
  • Poskusite vključiti privzeto dejanje neodgovora. Ko pišete e-poštno sporočilo z vprašanjem, ga nastavite tako, da bo privzeto dejanje, ki od prejemnika ne zahteva odgovora. Na primer, ko načrtujete dogodek, lahko svoje elektronsko sporočilo izrazite takole: »Konferenčno sobo bom razporedil za torek ob 15.00. Če se do jutri ne slišim, se domnevam, da je v redu. ' Če oseba s tem nima težav, ne boste dobili odgovora. Bum. Pravkar ste zmanjšali količino prejetih e-poštnih sporočil.
  • Na začetku zadeve dodajte »FYI«; konča z NRN. Številna e-poštna sporočila, ki jih pošljete, so samo v informativne namene in ne zahtevajo odziva. Prejemniku to sporočite v zadevi tako, da se začne z »FYI« in konča z »NRN« (odgovor ni potreben). Primer: »FYI: Zadnje poročilo podjetja. NRN. '
  • Ne pošiljajte e-pošte. Najenostavnejša rešitev za učinek e-poštnega bumeranga je, da ne pošiljate e-pošte, razen če je to nujno potrebno.

Postavite ovire. Ena največjih prednosti e-pošte je tudi njegova največja pomanjkljivost: pri pošiljanju e-pošte skorajda ni ovir v času / naporu / zadregi, zato bodo ljudje eno besedo preprosto razstrelili, ne da bi veliko razmišljali.

Ne dolgo nazaj, če bi želeli stopiti v stik s prijateljem, predstavništvom ali podjetjem, bi morali napisati pismo ali dvigniti telefon. Samo zato, ker je tehnologija omogočila takojšnje in dokaj anonimno povezovanje s skoraj vsemi, še ne pomeni, da imajo ljudje pravico, da se poskušajo povezati z vami, kadar koli in kjer koli želijo, niti se od vas ne zahteva, da ste na voljo vsem, ki vprašajo; izum lahko spremeni pričakovanja, vendar teh pričakovanj samodejno ne naredi razumnih ali civiliziranih. Se pravi, da je tehnologija morda olajšala komunikacijo, vendar pa vaš čas ni naredila nič manj dragocenega.

Torej, če ste nekdo, ki vodi lastno podjetje in prejema veliko nezaželenih e-poštnih sporočil, se ne počutite slabo, če postavljate ovire na svoj nabiralnik. Naš prijatelj Antonio Centeno pri Pravi moški Pravi slog naredi ljudem, ki uporabljajo njegov obrazec za stik, obljubo, da ne bodo postavljali vprašanj, na katera bi lahko odgovorili z 10-minutnim googlanjem, in naredili dobro dejanje, če bo odgovoril na njihovo e-pošto v 23 urah.

Na strani za Gmail se obrnite na Antonia in ekipo RMRS.

Antonijev kontaktni obrazec. Morate obljubiti, da ne boste postavljali neumnih vprašanj, preden mu pošljete e-pošto.

Pred dobrim letom dni sva s Kate naredila še bolj dramatičen korak, da smo v celoti odpravili naš kontaktni obrazec. Ljudje lahko namesto tega stopijo v stik z nami, tako da pošljejo tweet ali nam napišejo pravo pismo. To smo storili, ker je bilo, kot smo že omenili, vedno več časa porabljeno za odgovarjanje na e-pošto. In 90% tega e-poštnega sporočila je bilo sranje: poslovni in PR-ji, popravki slovnice, vprašanja, na katera je bilo mogoče odgovoriti z iskanjem v Googlu, ali o tem, ali so dobili darilo pred petimi leti. Toda prava žarnica se je ugasnila, ko sem prebrala nekaj, kar govori o tem, kako naj bo komunikacija in včasih pravična; ko se z nekom pogovarjate po telefonu ali zamenjate črke, vsaka oseba porabi približno toliko časa za izmenjavo. Toda z e-pošto bi nekdo porabil dve minuti, da bi sprožil vprašanje, na katerega bi moral v deset minutah odgovoriti. Bilanca časa naložbe pošiljatelja / odzivnika je bila resnično brez napak.

Če se znebimo kontaktne oblike, smo iz našega življenja odstranili veliko breme statičnosti, stresa in časovne zastoje. Bilo je neverjetno. Prepričan sem, da to razjezi nekaj ljudi, ki trdno verjamejo, da imajo pravico do takojšnje komunikacije, toda nekajkrat, ko sem jih slišal, se je izkazalo, da so želeli sporočiti točno takšno nesmiselno sporočilo, pred katerim je ovira. prepreči! Z veseljem odgovorimo na vsa prejeta pisma. Ampak iskreno ne dobimo tone. Zanimivo je, da so stvari, ki so se nekoč ljudem zdele pomembne, prenehale biti tako pomembne, ko so morali uporabiti nekaj premisleka in s svojimi poizvedbami vložiti toliko časa kot jaz s svojim odzivom.

Očitno ta rešitev ni za vsakogar. Veliko podjetij se mora čim bolj slišati svojih strank. Ne glede na vaš položaj pa poiščite svoj način, kako postaviti oviro nabiralniku, da boste dobili več e-poštnih sporočil, ki jih želite in potrebujete, in manj plev.

Dvignite telefon, uporabite Skype, pogovorite se z osebo iz oči v oči. Če se zdi, da bo izmenjava e-pošte šla mimo štirih e-poštnih sporočil, dvignite telefon, uporabite Skype ali se pogovorite z osebo iz oči v oči. Včasih je preprosto bolj učinkovito porabiti 5 do 10 minut za razprave o tem, kaj potrebujete, kot pa ves dan po e-pošti širiti isti pogovor.

Kako hitro in učinkovito obdelati e-pošto

Torej ste zmanjšali število e-poštnih sporočil, ki jih prejemate. To je začetek. Zdaj potrebujemo sistem za hitro obdelavo e-poštnih sporočil, ki so ostala v nabiralniku. Tu je nekaj predlogov.

Izklopite e-poštna obvestila v računalniku in telefonu. Če želite prekiniti navado sesanja časa pri nenehnem preverjanju e-pošte, v računalniku in telefonu izklopite vsa e-poštna obvestila. Ti naključni mali 'pingi' vas le pogojujejo, da prisilno preverjate svojo e-pošto kot pes Pavlovian. Poleg tega nas e-poštna obvestila odvračajo od osredotočenega, koncentriranega dela. Naši možgani v resnici niso ožičeni za večopravilnost. Morda mislimo, da bomo le minuto porabili za branje tega zadnjega e-poštnega sporočila, vendar so študije pokazale, da traja povprečno 25 minut, da se vrnete k svojemu prvotnemu delu, ko se spustite po zajčji luknji.

Določite določene ure za odziv na e-pošto. Namesto da preverite svojo e-pošto, ko se prikažejo obvestila, si vsak dan določite določene ure, ki jih namenite preverjanju in odzivanju na e-pošto, na primer 30-minutno sejo zjutraj in konec dneva. Presenečeni boste, koliko e-pošte boste lahko obdelali in odgovorili, ko boste osredotočeni samo na nalogo.

Da bodo vaše e-poštne seje še bolj produktivne, razmislite o odgovoru na e-pošto v načinu brez povezave. Odziv na e-pošto brez povezave zagotavlja, da se ne zapletete v igro »email tenis«, kjer nekdo takoj odgovori na vaš odgovor.

Pogosta zavrnitev preverjanja in odgovarjanja na e-pošto je le nekajkrat na dan: 'Kaj pa, če čim prej dobim pomembno e-poštno sporočilo, ki potrebuje odgovor?' Če je res kar je pomembno, oseba, ki vas poskuša vzpostaviti, se bo z vami povezala na drugačen način, na primer, da vas pokliče po telefonu. Resničnost je, da večina stvari v e-pošti ni tako pomembna in lahko na odgovor počaka nekaj ur. Neposrednost e-pošte nas samo začuti, da je vse, kar komuniciramo, nujno, čeprav ni.

Tu je še nekaj nasvetov, ko razmišljate o času odgovora na e-pošto:

  • Znebite se navade, da zjutraj najprej preverite e-pošto. Namesto tega preživite ta čas v rutina, ki vas bo pripravila na dnevni in življenjski uspeh.
  • Ko začnete z jutranjo sejo pregleda e-pošte, prestavite e-poštna sporočila, ki ne potrebujejo takojšnjega odgovora, v posebno mapo (glejte spodaj) in nato odgovorite nanje konec dneva. Vsak dan imate le omejeno količino volje, zato ne zapravljajte z oblikovanjem e-poštnih odgovorov, še preden se sploh potopite v svoje pomembno delo.
  • Ne odzivajte se na poslovna e-poštna sporočila po delovnem času. Nočete, da bi stranke ali sodelavci imeli vtis, da ste na voljo 24 ur na dan, 7 dni v tednu. Določite meje, sicer ne boste nikoli zapustili mape »Prejeto«. Odgovore lahko zapisujete ponoči v načinu brez povezave, le pošljite jih do naslednjega jutra. Seveda, če ste na vrhu običajnega dnevnega dela, je verjetno edina možnost, da odgovorite na e-pošto v zunaj delovnega časa.

Odziv, brisanje, arhiviranje. Med e-poštnimi sejami hitro preglejte mapo »Prejeto«. Z vsakim e-poštnim sporočilom boste izvedli eno od štirih dejanj: odziv, brisanje, arhiviranje. Cilj je popolnoma počistiti mapo »Prejeto«.

Odgovori: Če bo odgovor na e-poštno sporočilo trajal manj kot dve minuti, odgovorite in končajte z njim. To lahko vključuje prenos na ustreznejšo stran ali na pomočnika. Če e-poštno sporočilo ne zahteva odgovora, vendar ima s tem povezano dejanje, na primer prinašanje pijač na naslednjo nogometno tekmo vašega otroka, na seznam opravil zapišite element dejanja in arhivirajte e-poštno sporočilo.

Izbriši: Bodite preudarni s tipko za brisanje. všeč mi je Matt Gemmell pristop k obdelavi e-pošte:

»Pomembnost e-pošte ni nekaj, o čemer bi morali porabiti čas za razmišljanje. Če se ne zgodi takoj in očitno se vam zdi, da bi morali nanj odgovoriti v naslednjem dnevu ali dveh, to ni tako pomembno tebi. Arhivirajte ali izbrišite.

Če je dovolj pomembno, da nekdo drug, ta oseba se bo potrudila, da se vam bo vrnila. Če se vam e-poštno sporočilo ne vrne, bi zapravili svoj čas, ko bi nanj odgovorili. Win-win. '

Če ste v dvomih, jih izbrišite. Ne počutite se krive.

mapa: Če bo e-poštno sporočilo zahtevalo dodaten čas in ni nujno, ga pošljite v mapo »Odgovoriti«. Vsako zadnjo sejo preverjanja e-pošte posvetite reševanju e-poštnih sporočil v tej mapi.

Arhiv: Če je e-poštno sporočilo zgolj informativnega značaja in ne zahteva odziva ali dejanja, ga arhivirajte. Če potrebujete te podatke, jih lahko vedno najdete s pomočjo funkcije iskanja po e-pošti.

Uporabite pravilo pet stavkov. Odzivi naj bodo kratki. Prihrani čas tako za vas kot za prejemnika. Podjetnik Guy Kawasaki priporočapravilo petih stavkov«Pri pisanju e-pošte. 'Pravilna e-pošta je ravnovesje med vljudnostjo in jedrnatostjo,' pravi. 'Manj kot pet stavkov je pogosto nenadnih in nesramnih, več kot pet stavkov izgublja čas.'

Uporabite pripravljene odgovore. Če dobite e-poštna sporočila, ki vedno znova zahtevajo enak odgovor, razmislite o ustvarjanju pripravljenega odgovora. Samo s klikom se bo vaše sporočilo zapolnilo in poslalo. Hitro iskanje v Googlu vam bo pomagalo ugotoviti, kako ustvariti pripravljen odgovor za vašega e-poštnega odjemalca.

Uporabite razširitve besedila. Glede odzivov v pločevinkah razmislite o razširitvi besedila. Programi za razširitev besedila vam omogočajo, da celotnim besedam in besednim zvezam dodelite vnaprej določene pritiske tipk. Vsakič, ko vtipkate to tipko, bo razširjevalnik besedila vtipkal celotno besedo ali besedno zvezo. Vnašanje celotnih besed je namenjeno sesalcem.

Tu je nekaj programov za razširitev besedila za različne operacijske sisteme:

Uporabite odzivne odzive. Če želite zmanjšati količino e-pošte, ki zamaši mapo »Prejeto«, medtem ko ste na dopustu, uporabite odzivnik za počitnice. Tako vam ljudje ne bodo vedno znova pošiljali e-pošte, ker mislijo, da ste zraven in se preprosto ne odzivate.

Uporabite orodje za obdelavo e-pošte. Če imate še vedno težave z obdelavo e-poštnih sporočil, razmislite o uporabi spletne aplikacije, ki vam bo pomagala hitro in brez bolečin. Tukaj je nekaj, ki si jih lahko ogledate.

Prednostna pošta Gmaila. Če uporabljate Gmail, navedite njihovo Prednostna pošta značilnost vrtinčenja. Ko ga vklopite, Gmail začne spremljati, kako odgovarjate in obdelujete e-pošto. Glede na vaše vedenje v mapi Prejeto bo Gmail začel samodejno razvrščati vašo e-pošto, vaše pomembne stvari pa bo postavil na vrh, ne tako pomembne pa na dno. Priority Inbox traja nekaj časa, da resnično ustvari svojo čarovnijo, zato bodite potrpežljivi na začetku.

Sanebox. Sanebox deluje podobno kot Priority Inbox, vendar deluje z več e-poštnimi odjemalci. Poleg filtriranja in razvrščanja vaše e-pošte namesto vas Sanebox ponuja tudi nekatere druge koristne funkcije, kot so odjava z enim klikom in opomniki za nadaljnje ukrepanje. Sanebox stane 5,79 USD na mesec.

Mailstorm. Če imate resen zaostanek e-poštnih sporočil (govorim na tisoče), je Mailstrom morda za vas. Povežite svoj Gmail račun z Mailstrom in vso svojo e-pošto boste lahko razvrstili tako, kot si ne bi mislili z Gmailovim privzetim nabiralnikom. Hitro se znebite nepomembnih stvari in se osredotočite na pomembna e-poštna sporočila.

To velja tudi za vse te metode. Preizkusite jih, da vidite, kaj vam ustreza, in preizkusite tudi druge ideje. Čas je nekaj najbolj dragocenega, kar človek premore. Ne dovolite, da ga e-poštna pošast požre in nadzira vaše življenje - premagajte ga iz svojega kraljestva in zavzemite svoje mesto na prestolu produktivnosti in miru!

Kakšni so vaši nasveti za ubijanje pošasti po e-pošti? Ima kakšno, ki je nismo vključili? Delite jih z nami v komentarjih!

Ilustracija avtor Ted Slampyak