Oblikovanje popolnega spremnega pisma

{h1}

Mnogo življenjepisov danes preberejo roboti, ki iščejo določene ključne besede in kvalifikacije. Obstaja nekaj stvari, ki jih lahko in bi morali narediti, da svoj življenjepis prilagodite tem botom, toda tudi v tem sodobnem visokotehnološkem svetu zaposlovanja morate še vedno razmisliti o staromodnem dokumentu, ki bo vplival na odločitve o razgovorih po tem začetnem krogu presejanja: spremno pismo.


Če je vaš prvi odziv na te besede 'Uf,' razumem. Že približno 8 let mi ni bilo treba napisati 'pravega' spremnega pisma (razen, da pomagam nekaterim prijateljem in družinskim članom na poti) in samo spomin nanje me zgrozi.

Toda medtem ko je sestavljanje teh dokumentov nedvomno dolgočasno in je celotna ideja zanje videti nekoliko zastarela, so spremna pisma pomembna puščica v tulcu za iskanje zaposlitve.


Tudi ko podjetja v svojem postopku pregleda zaposlijo bote, bo sčasoma človek postavil svoje dejanske oči na vašo prošnjo (in to bo ponavadi prvi korak v postopku najema pri majhnih podjetjih, kar je večina podjetij). Dobro opravljeno spremno pismo ostaja pomemben razlikovalec med morjem življenjepisov, ki prikazujejo osupljivo podobne sezname spretnosti in izkušenj. Če si vzamete čas za učinkovito predstavitev sebe kot kandidata, si lahko resnično predstavljate razliko med nabiranjem službe, ki jo želite, in nadaljnjim neskončnim iskanjem na kavču Indeed in LinkedIn.

Ta članek vsebuje nekaj konteksta, uporabno obliko zapisa in nekaj splošnih nasvetov za izdelavo spremnih pisem na način, ki vam bo olajšal napredek po profesionalni poti, ki si jo želite. Za strokovni nasvet sem govoril s kariernim svetovalcem Joseph Liu; obvezno si oglejte naš podcast z njim za še več nasvetov o zamenjavi službe.


Kdaj napisati spremno pismo (odgovor: VEDNO!)

Seveda, ko bo prošnja za delo zahtevala spremno pismo, ga boste napisali. In čeprav se zdi, da ni nobenega spremnega pisma, nekoliko bolj meglen, v resnici ni. Ko je spremno pismo navedeno kot »Neobvezno« ali v postopku prijave za službo sploh ni omenjeno, je zelo skušnjavo, da ga v celoti preskočite. Ne popustite tej skušnjavi; vedno priložite spremno pismo s kakršnim koli življenjepisom ali prošnjo za delo.



Ena zaposlitvena direktorica, s katero sem se pogovarjala, je dejala, da čeprav njeno podjetje od kandidatov ne zahteva predložitve spremnih pisem, ima podjetje veliko večjo verjetnost, da bo napredovalo v postopku s prosilci, ki to storijo. Višji vodja IT, s katerim sem se pogovarjal, mi je dal enak nasvet in bil odločen, da vedno pošljem spremno pismo, celo in še posebej kadar ni obvezno. Nobeden od njih niti ni omenil vsebine pisma; kadar to ni zahteva, vas že samo dejanje postavi zarezo nad paketom.


Se pravi, seveda vsebina naredi zadeve. Ne morete samo pisati drivela in pričakovati ugodnega odziva. To pismo morate izdelati previdno.

Kako napisati spremno pismo

Spremno pismo je enostranski dokument, ki vodji najema predstavi sebe in svoj življenjepis. Večinoma je napisan v prozi po dokaj standardni obliki (v svoji strukturi, ne pa nujno tudi v vsebini).


Kot pri vsakem pismu, spremno pismo naj se začne s pozdravom (»Dragi John Doe,«).

Telo pisma je nato sestavljeno iz nekaj kratkih odstavkov - običajno po 3 - 5 stavkov -, ki izražajo vašo osebnost, povezujejo določeno delovno mesto z vašimi posebnimi veščinami, sporočajo, kaj vas naredi primernega za podjetje, in razširjajo svoje po potrebi nadaljujte (še posebej, če imate nekonvencionalno preteklost in / ali delovne izkušnje).


Pismo končate s podpisanim pozdravom (»S spoštovanjem«).

Oblikovanje vsebine

Srce spremnega pisma očitno leži med pozdravom in zaključkom. Konec koncev želite to vsebino prilagoditi zahtevam dela in veščinam, navedenim za delovno mesto, za katero se prijavljate. To je razlog, zakaj vsako spremno pismo, ki ga napišete, mora biti unikatno. Nekatere dele lahko zagotovo ohranite skladne, vendar je treba večino teh delov posebej prilagoditi določenemu podjetju in položaju, za katerega se prijavljate.


Joseph Liu za organizacijo besedila vašega pisma priporoča uporabo tega koristnega okvira s tremi odstavki:

  1. Zakaj vas zanima vloga / organizacija
  2. Zakaj ste v dobri kondiciji
  3. Povzetek z naslednjimi upravnimi koraki

Vsak korak izvedite tako:

1. odstavek: Zakaj vas zanima vloga / organizacija

Vaš instinkt za prvi odstavek je lahko, da predstavite sebe in svoje ozadje. Ampak to je bolj delo za življenjepis. Namesto tega laskajte tistemu, ki vas zaposli! Začnite tako, da zabeležite svoj posebni interes za podjetje in položaj. Kaj vas je pritegnilo na seznam delovnih mest? Ste že dolgo zanimali delo tega podjetja? Če v te stvari niste prepričani, boste morali v tem podjetju narediti domačo nalogo in najti način, kako svoje poklicne želje povezati s tem, kar počnejo.

Ne bojte se navdušenja; preprosto ne bodi tudi brizganje. Nočete, da bi izginili kot podtaknjeni ali obupani.

Takole je videti, če si primerno navdušen: »Že dolgo sem oboževalec Outside Magazine's inovativno novinarstvo in pripovedovanje zgodb. Položaj [delovnega mesta tukaj] mi je takoj padel v oči kot način, kako lahko sam prispevam k tej nagrajeni publikaciji. '

Takole je videti pretirano brihtanje: »Požiral sem Zunaj saj sem lahko brala in ne morem verjeti, da se je odprlo službo, ki je zame popolna! Delo za vašo slavno publikacijo bi bilo uresničitev sanj! '

(Izogibajte se klicajem. Obdobje.)

2. odstavek: Zakaj ste v dobri kondiciji

Drugi odstavek naj poveže spretnosti, navedene v razpisu za delovno mesto, z vašim naborom spretnosti. Tudi življenjepis to počne, le ne zelo dobro. Spremno pismo je bolj zgodba kot le niz točk. Ko seznam delovnih mest zahteva izkušnje s povečevanjem prodajnih številk, lahko življenjepis navede številko in to je to. Spremno pismo pa vam omogoča, da delite kratko anekdoto o prevzemu težavne prodajne ekipe, ustvarjanju motivacijskih spodbud in dvigovanju številk daleč nad prvotni cilj.

Če delovno mesto, na katerega se prijavljate, zajema najrazličnejše veščine, boste morali biti v drugem odstavku nekoliko bolj kreativni. Lahko delite določeno anekdoto, za katero menite, da bi bila povezana z eno ali dvema najpomembnejšima veščinama; ali pa se lahko odločite, da se bolj osredotočite na svoje splošne prednosti - dejstvo, da ste dober vodja ekipe ne glede na kontekst ali da nikoli niste zamudili roka, ne glede na nalogo. Zanesljivost je dejansko lahko bolj prednost kot posebna spretnost.

Ne glede na to, kako se tukaj lotevate, bi morali ta drugi odstavek oblikovati kot način, kako vaše posebne sposobnosti rešujejo težave podjetja. Vsako podjetje ima boleče točke; spremno pismo prikazuje, kako jih lahko popravite.

3. odstavek: povzetek z naslednjimi upravnimi koraki

Če želite stvari zaključiti, želite na koncu navdušeno povedati o položaju in podjetju, skupaj s kratkim in konkretnim pozivom k akciji: »Moje bogate izkušnje na tem področju, dobro preverjeno poznavanje posebnih odgovornosti položaja, in sposobnost hitrega učenja novih veščin in tehnologij mi bo omogočila, da bom prvi dan udaril ob tla. Veselim se, da se bom z vami podrobneje pogovoril o tem, kako lahko koristim XYZ Industries. Pokličite me na svojo 555-5555. '

Splošne ugotovitve

  • Kratko in natančno je veliko boljše kot preveč zgovorno. Ko menedžerji pregledujejo sveženj pisem (pogosto si za pregled ogledajo le 30–60 sekund!), Nočejo porabiti dodatnega časa, da bi razjedali pomembne koščke iz prelivanja besed.
  • Držite se dokaj nevtralnega tona. Čeprav je v redu posredovati svojo osebnost in biti nekoliko lahkoten, kjer je to primerno, ne posegajte po pametnosti ali humorju. V pisani besedi in v tem posebnem kontekstu bo skoraj zagotovo padlo.
  • Naj bo preprosto. Glede na položaj imate lahko določeno širino s formatom in enakomerno zasnovo, vendar se na splošno držite preprostega videza, sestavljenega iz tistih nekaj odstavkov zgoraj opisanega besedila. Izjema je le, če je delovno mesto, za katero se prijavljate, povezano z oblikovanjem ali je podjetje znano po svoji umirjeni in igrivi kulturi.
  • Preverjanje črkovanja / slovnice do n-te stopnje. Črkopis in slovnico črke boste želeli prebrati s fino zobnim glavnikom; tipkarske napake in take so sicer lahko majhne stvari, a vas bodo do presenetljivo prevelike stopnje usmerile proti kopici zavrnitev. Preberite na glas. Dajte ga na ogled drugi osebi; sveže oči lahko opazijo stvari, ki jih boste pogrešali.

Čeprav je življenjepis dokument, ki mu med lovom za službo pogosto posvetijo levji delež pozornosti, ima tudi spremno pismo precejšnjo moč, da ustvari ali razbije vaše možnosti za dejansko pristajanje koncerta. Ne zanemarjajte ga!